Häufige Fragen & Tipps

Womit melde ich mich an?

Mit eurer E-Mail-Adresse oder eurer Personalnummer, je nachdem, was für euch im Betrieb hinterlegt ist. Beides tragt ihr in dasselbe Feld ein, es heißt „E-Mail Adresse oder Personalnummer“. Mehr dazu: Erste Schritte → Anmelden

Was ist die Kundenreferenz?

Ein kurzer Code im Format XXXX-XXXX, mit dem die StaffDeck-App aus dem Store weiß, zu welchem Betrieb ihr gehört. Ihr gebt ihn einmal beim ersten Start ein, danach merkt sich das Gerät die Auswahl und die App zeigt Name, Logo und Farben eures Betriebs. Dasselbe gilt für das Panel unter panel.staffdeck.app im Browser. Die Referenz steht in eurer Einladungs-E-Mail, sonst hat sie euer Administrator. Nutzt euer Betrieb eine eigene App unter eigenem Namen, braucht ihr keine Kundenreferenz. Mehr dazu: Erste Schritte → Welche App ist die richtige?

Wie setze ich mein Passwort zurück?

Habt ihr eine E-Mail-Adresse hinterlegt, tippt auf dem Login-Bildschirm auf „Passwort vergessen?“, gebt sie ein und tippt auf „Link anfordern”. Ihr erhaltet eine E-Mail mit einem Link zum Zurücksetzen.

Meldet ihr euch mit eurer Personalnummer an und habt keine E-Mail-Adresse hinterlegt, geht das nicht: Der Link hätte kein Ziel. Wendet euch an eure Ansprechpartnerin oder euren Ansprechpartner im Betrieb, dort bekommt ihr ein neues Passwort. Mehr dazu: Erste Schritte → Passwort vergessen

Wie ändere ich mein Passwort?

Öffnet Verwaltung → Mein Profil, scrollt zum Abschnitt „Passwort“ und gebt ein neues Passwort ein. Bestätigt es im Wiederholungsfeld und tippt auf Speichern.

Auf der Startseite steht, ich soll mein Passwort ändern. Warum?

Euer aktuelles Passwort habt ihr nicht selbst vergeben: Es kam entweder mit der Einladung per E-Mail oder ein Administrator hat es für euch erzeugt. In beiden Fällen kennt es noch jemand anderes, deshalb bittet euch die App um ein eigenes. Tippt den Hinweis an, vergebt im Abschnitt „Passwort ändern“ ein neues und tippt auf Speichern. Danach verschwindet der Hinweis.

Bilder speichern

In Nachrichten oder News-Beiträgen könnt ihr Bilder speichern: Tippt auf das Bild, haltet es gedrückt und wählt Bild speichern. Im Chat tippt ihr das Foto an und nutzt in der Galerie das Teilen-Symbol oben rechts.

Dateien öffnen und teilen

Tippt auf eine Datei (z. B. PDF), um sie direkt in der App zu öffnen. Über die Teilen-Funktion könnt ihr sie an andere Apps weitergeben oder per E-Mail versenden.

Warum sehe ich bestimmte Funktionen nicht?

Was ihr seht, hängt von euren Berechtigungen und den Einstellungen eures Unternehmens ab:

Kein „+“-Button bei Nachrichten? Eure Gruppe hat keine Berechtigung zum Senden. Fragt euren Admin.
Tab „Chat“ nicht da? Der Chat muss vom Admin aktiviert sein. Dann steht er in der App als eigener Tab und im Panel in der Seitenleiste.
Tab „Wissen“ nicht da? Wird nur angezeigt, wenn Dokumente vorhanden sind oder Aufgaben bzw. der Vault aktiviert wurden.
Bereich „Vault“ nicht da? Der Vault muss vom Admin aktiviert sein.
Tab „Events“ nicht da? Events müssen vom Admin aktiviert sein.
Bestimmte Events nicht sichtbar? Manche Events sind nur für bestimmte Gruppen freigegeben.
Bereich „Pings“ nicht da? Er erscheint nur, wenn ihr bei mindestens einer Ping-Quelle als Empfänger eingetragen seid.
Keine Verwaltungsfunktionen? Diese sind nur für Admins mit den entsprechenden Berechtigungen sichtbar.

Im Zweifel: Fragt euren Administrator!

Kann die Administration meine Chats oder Vault-Notizen lesen?

Nein. Chat und Vault sind Ende-zu-Ende verschlüsselt: Ver- und entschlüsselt wird auf eurem Gerät, auf dem Server liegt nur unlesbarer Chiffretext. Das gilt auch für Fotos, Sprachnachrichten und Standorte im Chat. Was der Server sieht, ist lediglich, wer mit wem chattet, wann und wie oft, sowie Gruppennamen und Gruppenbilder. Einzige Ausnahme: Chats zu zweit, solange eine der beiden Personen die Verschlüsselung noch nicht eingerichtet hat, erkennbar am offenen Schloss. Mehr dazu: Chat

Ich habe mein Verschlüsselungs-Passwort vergessen

Das Verschlüsselungs-Passwort ist nicht euer App-Passwort und lässt sich nicht zurücksetzen, auch nicht von der Administration. Nutzt euren Wiederherstellungs-Code: Beim Freischalten tippt ihr auf „Passwort vergessen?“, gebt den Code ein und legt ein neues Verschlüsselungs-Passwort fest. Habt ihr auch den Code nicht mehr, sind eure Vault-Notizen und die bisherigen verschlüsselten Chat-Nachrichten endgültig verloren. Über Verwaltung → Verschlüsselung → Verschlüsselung zurücksetzen könnt ihr dann neu anfangen. Mehr dazu: Vault → Einrichtung

Kann ein anderes System automatisch Nachrichten in die App schicken?

Ja, dafür gibt es Pings. Ein Administrator registriert das System einmal als Ping-Quelle, es bekommt einen API-Key und kann darüber Kurznachrichten samt Zusatzdaten schicken. Anleitung und Code-Beispiele: Pings

„Unter dieser Kundenreferenz ist kein Unternehmen registriert“: Vergleicht die Eingabe mit eurer Einladung. Die Referenz enthält keine Null und kein O, keine Eins und kein I, Groß- und Kleinschreibung ist egal.
„Diese App ist nicht mehr aktiv“: Der Zugang eures Betriebs wurde abgeschaltet. Fragt euren Administrator.
„E-Mail-Adresse, Personalnummer oder Passwort ist falsch“: Prüft euren Anmeldenamen auf Tippfehler und achtet beim Passwort auf Groß- und Kleinschreibung. Die Meldung sagt bewusst nicht, welche der beiden Angaben nicht stimmt, sonst ließen sich fremde Konten durchprobieren. Vielleicht wurdet ihr auch noch gar nicht eingeladen? Fragt im Zweifel euren Administrator.
„Zu viele Fehlversuche“: Nach zehn Fehlversuchen ist der Anmeldename 15 Minuten gesperrt. Wartet die Zeit ab, dann geht es weiter.
„Unbekannter Fehler“: Prüft eure Internetverbindung und versucht es erneut.

Wer sieht meine Antwort auf eine Nachricht?

Das hängt davon ab, wie der Ersteller die Nachricht eingestellt hat:

Öffentliche Antworten: Alle Empfänger der Nachricht sehen eure Antwort.
Private Antworten: Nur der Absender und der Ersteller können eure Antwort sehen.

Beim Antworten wird euch angezeigt, ob eure Antwort öffentlich oder privat ist. Mehr dazu: Nachrichten → Antworten

Wie erstelle ich eine Umfrage?

Beim Erstellen einer neuen Nachricht tippt auf „Umfrage hinzufügen“, gebt Antwortoptionen ein und legt fest, ob Mehrfachauswahl erlaubt sein soll. Mehr dazu: Nachrichten → Umfrage erstellen

Kann ich Nachrichten anonym senden?

Ja, beim Erstellen einer Nachricht könnt ihr „Anonymes Senden“ aktivieren. Euer Name wird den Empfängern dann nicht angezeigt. Ihr benötigt die Berechtigung „Nachrichten verfassen“.

Wie plane ich eine News für ein bestimmtes Datum?

Beim Erstellen oder Bearbeiten eines News-Beitrags könnt ihr ein Veröffentlichungsdatum in der Zukunft wählen. Aktiviert zusätzlich die „Entwurf“-Option, damit der Beitrag nicht sofort erscheint. Mehr dazu: News verwalten

Wie weise ich Aufgaben zu?

Im Tab Wissen → Aufgaben tippt auf +, füllt das Formular aus und wählt unter „Mitarbeiter zuweisen“ eine oder mehrere Personen. Ohne Zuweisung wird die Aufgabe als eigene Aufgabe gespeichert. Mehr dazu: Aufgaben → Aufgabe erstellen

Wie kann ich Speicherplatz freigeben? (Admins)

Löscht nicht mehr benötigte Dateien in folgenden Bereichen:

Downloads: unter Verwaltung → Downloads verwalten
News: Bilder und Anhänge in alten News-Beiträgen entfernen
Nachrichten: Alte Nachrichten mit großen Anhängen löschen
Chat: Eigene Fotos und Sprachnachrichten in Chats löschen (Nachricht gedrückt halten). Der Server kennt den Inhalt verschlüsselter Chats nicht, deshalb kann nur der Absender selbst aufräumen

Die Speicherplatz-Übersicht findet ihr unter Verwaltung → Speicher (Zahnrad oben links auf der Startseite). Dort seht ihr genau, welche Kategorie wie viel Platz belegt. Mehr dazu: Einstellungen & Branding → Speicherplatz

Bilder werden nicht hochgeladen

Die App konvertiert Bilder automatisch ins JPEG-Format (nötig wegen HEIC auf iPhones).
Prüft, ob die App Zugriff auf eure Fotos hat (Geräteeinstellungen).
Möglicherweise ist der Speicherplatz eurer Organisation voll. Fragt euren Admin.

Push-Benachrichtigungen kommen nicht an

Siehe Push-Benachrichtigungen.

Wie prüfe ich, ob ein App-Update verfügbar ist?

Öffnet Verwaltung → Einstellungen (Zahnrad-Symbol) und tippt auf „Nach Updates suchen“. Falls ein Update verfügbar ist, wird es automatisch heruntergeladen. Mehr dazu: Einstellungen → App-Update prüfen

Seiten aktualisieren

Auf allen Hauptseiten könnt ihr die Inhalte aktualisieren, indem ihr die Seite nach unten zieht und loslasst.

App-Version

Findet ihr auf dem Login-Bildschirm ganz unten und in der Verwaltung (Zahnrad oben links auf der Startseite) am Seitenende.

Konto löschen

Das kann nur ein Administrator. Wendet euch an euren Admin. Die Option liegt unter Verwaltung → Gruppen verwalten → [Gruppe] → Benutzer löschen. Was dabei mit Chats und Vault-Notizen passiert, steht unter Gruppen verwalten → Mitglieder.