Profil & Einstellungen

Die Verwaltung öffnet ihr über das Zahnrad oben links auf der Startseite. Dort findet ihr euer Profil, Kontaktinfos, rechtliche Hinweise und die Feedback-Funktion. Administratoren sehen hier zusätzlich Verwaltungsfunktionen.

Profil bearbeiten

Unter „Mein Profil“ könnt ihr eure Daten anpassen:

Profilbild und Header-Bild

Profilbild: Tippt auf „Bild hochladen…“, um ein Foto aus eurer Galerie zu wählen. Es wird automatisch komprimiert.
Header-Bild: Ihr könnt zusätzlich ein Header-Bild hochladen, das auf eurem Profil als Hintergrundbild angezeigt wird.

Persönliche Daten

Vorname und Nachname
Telefon: Wird in eurem Kontakt-Profil angezeigt.
Geburtsdatum: Wird in der Geburtstagsliste auf der Startseite angezeigt.

Ihr könnt eure Social-Media-Profile hinterlegen. Diese werden auf eurem Kontakt-Profil angezeigt:

Instagram: Euer Benutzername (z. B. @benutzername)
LinkedIn: Link zu eurem Profil (z. B. linkedin.com/in/benutzername)
Xing: Link zu eurem Profil (z. B. xing.com/profile/benutzername)
Website: Eure persönliche Website (z. B. https://www.example.com)

Kontakt-Sichtbarkeit

Mit der Checkbox „In Kontaktliste anzeigen“ legt ihr fest, ob euer Profil im Kontaktverzeichnis für andere Mitarbeiter sichtbar ist. Standardmäßig ist diese Option aktiviert.

Wenn ihr etwas geändert habt, tippt oben rechts auf Speichern.

Benachrichtigungen

Im Block „Benutzer“ öffnet die Zeile „Benachrichtigungen“ eine eigene Seite, auf der ihr einstellt, für welche Bereiche ihr Push-Benachrichtigungen erhalten wollt. Rechts in der Zeile seht ihr, wie viele davon eingeschaltet sind, etwa 2/3:

Einstellung	Ihr werdet benachrichtigt bei…
News	Neuen Blog- und News-Beiträgen
Events	Neuen Veranstaltungen
Nachrichten	Neuen Nachrichten an euch oder eure Gruppe, ebenso neuen Chat-Nachrichten

Darunter könnt ihr für einzelne Download-Ordner festlegen, ob ihr bei neuen Dateien benachrichtigt werden wollt. Jeder Schalter gilt sofort, ein Speichern ist nicht nötig. Mehr dazu unter Push-Benachrichtigungen.

Passwort ändern

Unter „Passwort ändern“ vergebt ihr ein neues Passwort für die Anmeldung in der App und im Panel. Gebt zur Sicherheit zuerst euer aktuelles Passwort ein, dann das neue und wiederholt es. Ihr bleibt auf allen Geräten angemeldet. Habt ihr eine E-Mail-Adresse hinterlegt, bekommt ihr eine Bestätigung per E-Mail.

Im Panel findet ihr dieselbe Funktion im Menü unter eurem Namen (Passwort ändern).

Urlaubsmodus

Im Block „Benutzer“ öffnet die Zeile „Urlaubsmodus“ eine eigene Seite, auf der ihr euren Urlaub eintragt, am besten schon ein paar Tage vorher. Rechts in der Zeile seht ihr, ob der Urlaubsmodus gerade aktiv ist; dann steht darunter auch, bis wann. Vom ersten bis zum letzten Urlaubstag gilt der Urlaubsmodus:

Ihr bekommt in dieser Zeit keine Push-Benachrichtigungen, egal aus welchem Bereich. Alles, was ankommt, seht ihr wie gewohnt, sobald ihr die App öffnet.
Eure Kollegen sehen in der Kontaktliste und in eurem Profil ein Badge „Urlaub bis …“.
Im Chat steht bei euch „Im Urlaub bis …“, und über dem Eingabefeld erscheint ein Hinweis, dass ihr wahrscheinlich erst danach antwortet. Schreiben kann man euch trotzdem.

Beim Einschalten ist als erster Urlaubstag heute und als letzter Urlaubstag der Tag in einer Woche vorgeschlagen. Tippt auf ein Datum, um einen anderen Tag zu wählen (höchstens ein Jahr im Voraus). Liegt der erste Urlaubstag in der Zukunft, steht unter dem Schalter „Geplant ab …“: Bis dahin ändert sich nichts, und eure Kollegen sehen von eurem Urlaub erst etwas, wenn er beginnt.

Der Urlaubsmodus beginnt und endet von selbst, ihr müsst also weder am ersten Urlaubstag noch nach eurer Rückkehr daran denken. Kommt ihr früher zurück oder fällt der Urlaub aus, schaltet ihr ihn einfach aus.

Im Panel findet ihr dieselbe Einstellung unter Verwaltung → Urlaubsmodus oder im Menü unter eurem Namen. Beides ist dieselbe Einstellung, ihr müsst sie also nur an einer Stelle setzen.

Verschlüsselung

Unter „Verschlüsselung“ verwaltet ihr eure Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, die Vault und Chat gemeinsam nutzen: Fingerprint anzeigen, Verschlüsselungs-Passwort ändern, Wiederherstellungs-Code erneuern, den Schlüssel auf diesem Gerät sperren oder die Verschlüsselung endgültig zurücksetzen. Was die einzelnen Punkte bewirken, steht unter Chat → Verschlüsselung verwalten.

Der Eintrag erscheint nur, wenn Vault oder Chat in eurem Unternehmen eingeschaltet sind.

Sicherheit

Unter „Sicherheit“ könnt ihr euren Verschlüsselungs-Schlüssel auf diesem Gerät zusätzlich mit Face ID bzw. Touch ID (Android: Fingerabdruck oder Gesichtserkennung) schützen. Ist der Schalter „Mit Face ID schützen“ an, fragt das Gerät einmal pro App-Start nach eurer Freigabe, sobald ihr das erste Mal den Chat oder den Vault öffnet. Der Schalter erscheint, sobald die Verschlüsselung auf diesem Gerät freigeschaltet ist, und ist standardmäßig aus.

Zum Ausschalten ist ebenfalls eine Freigabe nötig, damit niemand mit eurem entsperrten Telefon den Schutz einfach entfernen kann.

Administratoren finden hier außerdem den Schalter „Screenshots verhindern“, der für alle Benutzer gilt.

Unabhängig davon könnt ihr unter „Chat“ mit „Screenshots meiner Chats verhindern“ nur eure eigenen Unterhaltungen schützen, auch auf den Geräten der anderen Teilnehmer (siehe Chat → Screenshots verhindern). Ist die Sperre für die ganze App an, ist dieser Schalter fest eingeschaltet. Im selben Abschnitt findet ihr unter „Blockierte Personen“ alle, die ihr im Chat blockiert habt (siehe Chat → Blockieren und melden).

Kontakte

Unter „Kontakte“ findet ihr eine Übersicht aller Mitarbeiter mit Profilbild, Name und E-Mail. Tippt auf einen Kontakt, um dessen Details zu sehen.

Kontakt-Details

In der Detailansicht eines Kontakts seht ihr:

Profilbild und Header-Bild
Name, E-Mail, Telefon: Telefonnummer und E-Mail können direkt angetippt werden, um anzurufen oder eine E-Mail zu schreiben.
Geburtstag
Gruppe
Social-Media-Links: Instagram, LinkedIn, Xing und Website (falls hinterlegt). Tippt darauf, um das Profil zu öffnen.
Urlaub: Ist der Kontakt gerade im Urlaubsmodus, steht unter dem Namen „Urlaub bis …“. Dasselbe Badge seht ihr schon in der Kontaktliste.

Ihr könnt den Kontakt auch in euren Smartphone-Kontakten speichern.

Feedback

Unter „Feedback“ könnt ihr Rückmeldungen oder Verbesserungsvorschläge senden. Das Formular enthält:

Name: optional
E-Mail: optional
Nachricht: euer Feedback (Pflichtfeld)

Nach dem Absenden wird euer Feedback direkt an das Entwicklerteam weitergeleitet.

Speicher

Unter „Speicher“ im Abschnitt App leert ihr mit „Cache leeren“ die Bilder und Daten, die die App auf diesem Gerät zwischenspeichert. Sie werden beim nächsten Öffnen neu geladen. Administratoren sehen dort außerdem den Speicherplatz eures Unternehmens.

App-Update prüfen

In den Einstellungen (Zahnrad-Symbol oben rechts in der Verwaltung) findet ihr die Funktion „Nach Updates suchen“. Tippt darauf, um zu prüfen, ob eine neue Version der App verfügbar ist:

Falls ein Update vorhanden ist, wird es automatisch heruntergeladen. Tippt anschließend auf „Jetzt neu starten“, um das Update zu installieren.
Falls die App aktuell ist, erscheint kurz die Meldung „App ist aktuell“.

Impressum und Datenschutz

Unter „Rechtliches“ findet ihr Links zum Impressum und zur Datenschutzerklärung.

Kundenreferenz

Nutzt ihr die StaffDeck-App aus dem Store, steht unten im Abschnitt App die Kundenreferenz eures Betriebs. Tippt darauf, um sie in die Zwischenablage zu kopieren, etwa um sie neuen Kollegen zu schicken. In einer eigenen App unter dem Namen eures Betriebs gibt es keine Kundenreferenz, die Zeile fehlt dort.

App-Version

Am unteren Rand seht ihr die aktuelle Version und Build-Nummer der App.

Abmelden

Tippt auf „Abmelden“ und bestätigt. Eure lokalen Daten werden gelöscht und ihr gelangt zurück zum Login.

Verwaltungsfunktionen (Admins)

Je nach euren Berechtigungen seht ihr zusätzliche Menüpunkte. Alle Details dazu: Administration