Vault

Der Vault ist euer persönlicher, verschlüsselter Notizblock. Ihr könnt darin Notizen anlegen, in Ordnern sortieren und einzelne davon gezielt mit Kolleginnen und Kollegen teilen, zum Beispiel ein gemeinsames Passwort.

Ihr findet ihn im Tab Wissen im Segment Vault. Der Bereich steht allen Mitarbeitern offen. Er erscheint nur, wenn eure Administration ihn freigeschaltet hat.

Was „Ende-zu-Ende verschlüsselt“ hier bedeutet

Alles, was ihr in den Vault schreibt, wird auf eurem Gerät verschlüsselt und erst dort wieder entschlüsselt. Auf dem Server liegt nur unlesbarer Chiffretext.

Das gilt für Titel, Inhalt und Ordnernamen. Konkret heißt das:

Niemand außer euch und den Personen, denen ihr eine Notiz ausdrücklich freigebt, kann eure Notizen lesen.
Auch Administratoren können sie nicht einsehen, nicht exportieren und nicht wiederherstellen.
Was der Server sehen kann: dass ihr Notizen habt, wie viele es sind, wann sie geändert wurden und mit wem ihr sie teilt.

Einrichtung

Beim ersten Öffnen legt ihr ein Verschlüsselungs-Passwort fest. Daraus entsteht euer persönlicher Schlüssel. Er gilt für den Vault und für den Chat gemeinsam: Einmal eingerichtet, seid ihr für beides bereit.

Danach zeigt euch die App einmalig einen Wiederherstellungs-Code aus 8 Blöcken zu je 4 Zeichen. Notiert ihn und bewahrt ihn sicher auf, zum Beispiel ausgedruckt. Er ist der einzige Weg zurück in euren Vault, falls ihr das Passwort vergesst.

Auf weiteren Geräten freischalten

Euer Schlüssel bleibt auf dem Gerät, auf dem ihr ihn eingerichtet habt. Auf einem neuen Handy oder im Browser (Webversion) gebt ihr einmalig euer Verschlüsselungs-Passwort ein. Danach merkt sich das Gerät den Schlüssel, ihr müsst das Passwort nicht bei jedem Öffnen eingeben.

Notizen und Ordner

Über das + legt ihr eine neue Notiz an: Titel und Inhalt, mehr braucht es nicht.
Über das Ordner-Symbol legt ihr einen Ordner an. Ordner erscheinen in der Liste oben, die Notizen darunter.
Beim Anlegen oder Bearbeiten einer Notiz wählt ihr den Ordner aus.
Ein langer Fingertipp auf einen Ordner bietet Umbenennen und Löschen an. Beim Löschen bleiben die Notizen erhalten und rutschen auf die Hauptebene zurück.

Notizen teilen

Öffnet eine Notiz und tippt auf das Personen-Symbol. Wählt eine oder mehrere Personen aus und legt pro Person fest:

Recht	Bedeutung
Nur lesen	Die Person kann die Notiz ansehen
Bearbeiten	Die Person kann die Notiz auch ändern

Der Empfänger bekommt eine Push-Benachrichtigung, allerdings ohne Inhalt, denn der Server kennt ihn nicht.

Fingerprint prüfen

Neben jeder Person könnt ihr über das Fingerabdruck-Symbol deren Schlüssel-Fingerprint einblenden, eine Zeichenfolge aus 8 Blöcken.

Vergleicht ihn bei besonders sensiblen Inhalten mit dem Wert, den die Person unter Verwaltung → Verschlüsselung sieht. Fragt dazu über einen anderen Weg nach, etwa persönlich oder per Telefon. Stimmen beide überein, verschlüsselt ihr garantiert für die richtige Person.

Zugriff entziehen

Öffnet die Notiz und tippt in der Liste unter Zugriff auf das Symbol neben der Person. Die Notiz wird dabei automatisch neu verschlüsselt, damit der alte Schlüssel wertlos wird.

Geteilte Notizen könnt ihr auch selbst verlassen, über das Symbol oben rechts in der Notiz.

Vault-Einstellungen

Über das Zahnrad im Vault erreicht ihr:

Funktion	Wirkung
Verschlüsselung	Führt zu den Verschlüsselungs-Einstellungen (Fingerprint, Passwort, Code, Sperren)
Vault leeren	Löscht Notizen, Ordner und Freigaben endgültig; Schlüssel und Chats bleiben erhalten

Passwort ändern, Wiederherstellungs-Code erneuern, auf dem Gerät sperren und das endgültige Zurücksetzen der Verschlüsselung findet ihr unter Verwaltung → Verschlüsselung, beschrieben unter Chat → Verschlüsselung verwalten. Das Zurücksetzen betrifft immer Vault und Chat.

Warum es keine Suche gibt

Der Server kann eure Notizen nicht lesen und deshalb auch nicht durchsuchen. Gesucht wird nur über die Titel, die eure App bereits entschlüsselt hat. Das ist der Preis dafür, dass wirklich niemand mitlesen kann.