Events verwalten

Dafür braucht ihr die Berechtigung Events verwalten, zum Scannen von Tickets die Berechtigung Einlasskontrolle. Im Panel findet ihr den Bereich unter Verwaltung → Events. Was Mitarbeiter von einem Event sehen, steht unter Events & Veranstaltungen.

Event erstellen

1. Öffnet Verwaltung → Event erstellen.
2. Füllt Titel, Beschreibung, Ort, Start-/Enddatum und Titelbild aus.
3. Optional: Anmeldeschluss, maximale Teilnehmerzahl und Warteliste festlegen, siehe Anmeldung begrenzen.
4. Sichtbarkeit: Leer lassen = für alle sichtbar. Oder bestimmte Gruppen auswählen.
5. Optional: Aktiviert „Entwurf“, um das Event zu speichern, ohne es zu veröffentlichen.
6. Tippt auf Speichern.

Anmeldung begrenzen

Drei optionale Einstellungen steuern, wer sich anmelden darf. Ohne sie kann sich jeder bis zum Ende des Events anmelden.

Anmeldeschluss: Setzt einen Zeitpunkt, bis zu dem eine Anmeldung möglich ist. Danach verschwindet der Teilnehmen-Button und an seiner Stelle steht, dass die Frist abgelaufen ist. Nützlich, wenn ihr rechtzeitig vor dem Event planen müsst, etwa für Catering. Wer bereits zugesagt hat, bleibt angemeldet und kann sich weiterhin abmelden.

Maximale Teilnehmerzahl: Begrenzt die Zahl der festen Plätze. Leer lassen bedeutet: unbegrenzt. Überall, wo das Event auftaucht, steht dann „X von Y Teilnehmern“ und wie viele Plätze noch frei sind. Ist der letzte Platz vergeben, wird das Event als ausgebucht gekennzeichnet.

Warteliste: Erscheint nur, wenn eine maximale Teilnehmerzahl gesetzt ist. Wer sich nach dem letzten freien Platz anmeldet, landet dann auf der Warteliste statt abgewiesen zu werden, und sieht seine Position.

Sobald ein Platz frei wird, rückt automatisch die erste wartende Person nach und bekommt eine Push-Nachricht darüber. Das gilt für jeden Grund: Jemand meldet sich ab, ihr entfernt eine Person oder ihr erhöht die Platzzahl. Es rückt so lange nach, bis alle freien Plätze belegt sind oder die Warteliste leer ist.

Hinweis

Senkt ihr die Teilnehmerzahl nachträglich unter die Zahl der bereits Angemeldeten, verliert niemand seine Zusage. Wer weichen soll, entfernt ihr selbst über die Teilnehmerliste.

Event bearbeiten oder löschen

Öffnet das Event und tippt auf das Stift-Symbol (bearbeiten) oder das Papierkorb-Symbol (löschen). Beim Löschen wird eine Bestätigung angezeigt.

Einlasskontrolle

Beim Anlegen oder Bearbeiten eines Events könnt ihr Einlasskontrolle aktivieren. Jeder, der zusagt, bekommt dann in der App ein QR-Ticket.

Scannen: Öffnet den Tab Events und tippt oben rechts auf das QR-Symbol. Die Kamera startet, darunter läuft ein Protokoll der letzten Scans mit.

Das Ergebnis erscheint direkt über der Kamera:

• Grün: Einlass gewährt. Der Teilnehmer ist angemeldet, das Ticket war noch nicht eingelöst.
• Orange: Das Ticket wurde bereits eingelöst. Ihr seht, wann das war und wie oft der Code schon vorgezeigt wurde. Ein Hinweis darauf, dass ein Handy weitergereicht wurde.
• Rot: Nicht angemeldet, falscher Zeitraum oder ein fremder QR-Code.

Gescannt werden kann von 6 Stunden vor Beginn bis 6 Stunden nach Ende des Events. Wer also um 16 Uhr zu einem Event um 17 Uhr kommt, wird problemlos eingelassen.

Zum Abgleich zeigt der Scanner das Profilfoto der Person an.

Berechtigung

Zum Scannen braucht es die Berechtigung Einlasskontrolle, und zwar ausschließlich diese. Events verwalten allein reicht nicht: Wer scannen soll, braucht den Haken „Einlasskontrolle“ in seiner Gruppe. So könnt ihr Helfern das Scannen erlauben, ohne ihnen Zugriff auf die Eventverwaltung zu geben, und seht umgekehrt jederzeit, wer am Eingang scannen darf.

Das gilt auch für Administratoren: Ohne diesen Haken erscheint das QR-Symbol nicht.

Teilnehmerliste

In der Detailansicht eines Events seht ihr alle Personen, die zugesagt haben. Ist eine maximale Teilnehmerzahl gesetzt, steht in der Überschrift zusätzlich, wie viele der Plätze belegt sind.

Bei aktiver Einlasskontrolle steht in der Überschrift zusätzlich, wie viele tatsächlich erschienen sind, und unter jedem Namen der Zeitpunkt des Check-ins. Dieselbe Auswertung findet ihr im Web-Panel unter Verwaltung → Events.

Teilnehmer entfernen: Tippt in der Teilnehmerliste rechts neben einem Namen auf das Papierkorb-Symbol (im Web-Panel: das Symbol in der Spalte „Aktion“) und bestätigt. Die Person verliert ihren Platz; steht jemand auf der Warteliste, rückt diese Person sofort nach.

Warteliste: Gibt es Wartende, erscheint unter der Teilnehmerliste ein eigener Abschnitt Warteliste, und zwar in genau der Reihenfolge, in der nachgerückt wird. Auch daraus könnt ihr Personen entfernen.

Wird ein Benutzer gelöscht, verschwindet er automatisch aus allen Teilnehmer- und Wartelisten; sein Platz geht an den Ersten der Warteliste.

Termine aus einem externen Kalender

Termine aus einem CalDAV-Kalender (z. B. NextCloud) lassen sich zusätzlich in den Kalender-Bereich im Tab „Events“ holen. Wie das geht, steht unter Verbindungen (WebDAV & Kalender).