Administration

Dieser Bereich ist für Administratoren gedacht. Welche Funktionen ihr im Tab Verwaltung seht, hängt von euren Berechtigungen ab.

Berechtigungen

Es gibt dreizehn Berechtigungen:

Berechtigung	Was ihr damit könnt
Mitarbeiter einladen	Neue Benutzer einladen, Branding-Bild hochladen, Speicherplatz sehen
Mitarbeiter verwalten	Einzelrechte vergeben, Personalnummer pflegen, Einmal-Passwörter erzeugen
Gruppen verwalten	Gruppen erstellen, bearbeiten, Mitglieder verwalten
News erstellen	Blog- und News-Beiträge verfassen
Events verwalten	Veranstaltungen erstellen, bearbeiten, löschen
Einlasskontrolle	QR-Tickets beim Event scannen und Teilnehmer einchecken
Downloads verwalten	Ordner und Dokumente verwalten, WebDAV-Server verbinden
Meldungen verwalten	Meldungsvorlagen erstellen, eingegangene Meldungen von Mitarbeitern bearbeiten und Status ändern
Nachrichten verfassen	Nachrichten an frei gewählte Gruppen oder einzelne Benutzer senden, Umfragen erstellen
Nachrichten empfangen	Nachrichten erhalten, die an alle oder an die eigene Gruppe gehen
Announcements verwalten	Ankündigungen erstellen, die als Banner auf der Startseite erscheinen
Aufgaben zuweisen	Aufgaben erstellen und Mitarbeitern zuweisen
Pings verwalten	Ping-Quellen für externe Systeme registrieren, deren Empfänger festlegen, eingegangene Pings löschen

Vergeben werden sie an zwei Stellen:

• Über die Gruppe, unter Verwaltung → Gruppen verwalten. Das ist der übliche Weg, alle Mitglieder erben die Rechte der Gruppe.
• Für einzelne Mitarbeiter, über das Schild-Symbol im Benutzerprofil. Das sehen nur Berechtigte mit Mitarbeiter verwalten.

Beides ergänzt sich: Ein Einzelrecht kommt zu den Rechten der Gruppe hinzu. Ein Recht, das die Gruppe mitbringt, lässt sich einzeln nicht wieder entziehen. Soll jemand weniger dürfen, gehört die Person in eine andere Gruppe.

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Benutzer einladen

Öffnet Verwaltung → Benutzer einladen. Die Seite hat zwei Bereiche, ihr könnt beide in einem Durchgang füllen.

Mit E-Mail-Adresse

1. Gebt unter E-Mail-Adresse eine Adresse ein und tippt auf Hinzufügen. Wiederholt das für weitere Adressen, die Liste darunter zeigt alle vorgemerkten Einladungen.
2. Tippt auf Einladungen senden.

Die eingeladenen Personen erhalten eine E-Mail mit ihren Zugangsdaten und den Links zur App. Bereits registrierte Adressen werden automatisch erkannt.

Ohne E-Mail-Adresse

Für Mitarbeiter ohne E-Mail-Adresse legt ihr ein Konto mit Personalnummer an. Die Personalnummer ist dann ihr Anmeldename.

1. Gebt unter Ohne E-Mail-Adresse eine Personalnummer ein und tippt auf Hinzufügen.
2. Tippt auf Einladungen senden.

Danach erscheint der Abschnitt Zugangsdaten mit je einer Zeile pro Personalnummer, dahinter das erzeugte Passwort und bis wann es gilt. Tippt eine Zeile an, um Personalnummer und Passwort in die Zwischenablage zu kopieren.

Passwörter nur einmal sichtbar

Diese Passwörter werden nur in diesem Moment angezeigt. Notiert oder kopiert sie, bevor ihr die Seite verlasst, und gebt sie persönlich weiter. Danach lassen sie sich nicht mehr anzeigen, sondern nur neu erzeugen (siehe Passwort zurücksetzen).

Es handelt sich um Einmal-Passwörter: Sie sind 72 Stunden gültig, und beim ersten Login wird die Person aufgefordert, ein eigenes Passwort zu vergeben.

Passwort zurücksetzen

Dafür braucht ihr die Berechtigung Mitarbeiter verwalten.

Wer eine E-Mail-Adresse hinterlegt hat, kommt über „Passwort vergessen?“ auf dem Login-Bildschirm selbst weiter. Ohne E-Mail-Adresse geht das nicht, dann erzeugt ihr ein Einmal-Passwort:

1. Öffnet das Profil der Person, zum Beispiel über Verwaltung → Kontakte.
2. Tippt in der Navigationsleiste auf das Schild-Symbol.
3. Scrollt zum Abschnitt Passwort und tippt auf Einmal-Passwort erzeugen.
4. Bestätigt mit Erzeugen.

Das bisherige Passwort wird damit ungültig. Das neue wird euch einmalig angezeigt, über Kopieren landet es in der Zwischenablage. Gebt es persönlich weiter. Es gilt 72 Stunden, danach vergibt die Person beim Anmelden ein eigenes Passwort.

Gruppen verwalten

Unter Verwaltung → Gruppen verwalten seht ihr alle Gruppen.

Gruppe erstellen oder bearbeiten

Tippt auf „Neue Gruppe erstellen“ oder auf eine bestehende Gruppe. Vergebt einen Namen und wählt die gewünschten Berechtigungen.

Reihenfolge festlegen

Über den Griff links neben einer Gruppe zieht ihr sie an die gewünschte Stelle. Diese Reihenfolge gilt überall, wo Gruppen aufgelistet werden, zum Beispiel bei den Empfängern einer Nachricht oder bei der Sichtbarkeit von News und Dokumenten. „Unkategorisiert“ steht immer am Ende und lässt sich nicht verschieben.

Mitglieder

In der Gruppendetailansicht seht ihr alle Mitglieder. Für jedes Mitglied könnt ihr:

• Gruppe ändern: in eine andere Gruppe verschieben
• Aus Gruppe entfernen: wird unter „Ohne Gruppe“ aufgeführt
• Benutzer löschen: endgültig entfernen (mit Bestätigung)

Über „Mitarbeiter hinzufügen“ weist ihr bestehende Benutzer der Gruppe zu.

Gruppe löschen

Tippt auf das Papierkorb-Symbol in der Kopfleiste.

News erstellen & verwalten

News erstellen

1. Öffnet Verwaltung → News erstellen.
2. Füllt Titel, Inhalt und Titelbild aus.
3. Optional: Fügt Dateianhänge oder Inline-Bilder hinzu.
4. Optional: Aktiviert „Entwurf“, um den Beitrag zu speichern, ohne ihn zu veröffentlichen.
5. Optional: Wählt ein Veröffentlichungsdatum, um den Beitrag für ein zukünftiges Datum zu planen.
6. Tippt auf Speichern.

Hinweis

Beiträge, die nicht als Entwurf gespeichert werden und kein zukünftiges Datum haben, erscheinen sofort auf der Startseite. Alle Mitarbeiter erhalten eine Push-Benachrichtigung.

News bearbeiten

Öffnet einen bestehenden News-Beitrag und tippt auf das Stift-Symbol oben rechts. Ihr könnt Titel, Inhalt, Bilder, Anhänge sowie den Entwurf-Status und das Veröffentlichungsdatum ändern.

News löschen

Öffnet den Beitrag und tippt auf das Papierkorb-Symbol oben rechts. Bestätigt das Löschen. Der Beitrag wird unwiderruflich entfernt.

Events erstellen & verwalten

Event erstellen

1. Öffnet Verwaltung → Event erstellen.
2. Füllt Titel, Beschreibung, Ort, Start-/Enddatum und Titelbild aus.
3. Optional: Anmeldeschluss, maximale Teilnehmerzahl und Warteliste festlegen, siehe Anmeldung begrenzen.
4. Sichtbarkeit: Leer lassen = für alle sichtbar. Oder bestimmte Gruppen auswählen.
5. Optional: Aktiviert „Entwurf“, um das Event zu speichern, ohne es zu veröffentlichen.
6. Tippt auf Speichern.

Anmeldung begrenzen

Drei optionale Einstellungen steuern, wer sich anmelden darf. Ohne sie kann sich jeder bis zum Ende des Events anmelden.

Anmeldeschluss: Setzt einen Zeitpunkt, bis zu dem eine Anmeldung möglich ist. Danach verschwindet der Teilnehmen-Button und an seiner Stelle steht, dass die Frist abgelaufen ist. Nützlich, wenn ihr rechtzeitig vor dem Event planen müsst, etwa für Catering. Wer bereits zugesagt hat, bleibt angemeldet und kann sich weiterhin abmelden.

Maximale Teilnehmerzahl: Begrenzt die Zahl der festen Plätze. Leer lassen bedeutet: unbegrenzt. Überall, wo das Event auftaucht, steht dann „X von Y Teilnehmern“ und wie viele Plätze noch frei sind. Ist der letzte Platz vergeben, wird das Event als ausgebucht gekennzeichnet.

Warteliste: Erscheint nur, wenn eine maximale Teilnehmerzahl gesetzt ist. Wer sich nach dem letzten freien Platz anmeldet, landet dann auf der Warteliste statt abgewiesen zu werden, und sieht seine Position.

Sobald ein Platz frei wird, rückt automatisch die erste wartende Person nach und bekommt eine Push-Nachricht darüber. Das gilt für jeden Grund: Jemand meldet sich ab, ihr entfernt eine Person oder ihr erhöht die Platzzahl. Es rückt so lange nach, bis alle freien Plätze belegt sind oder die Warteliste leer ist.

Hinweis

Senkt ihr die Teilnehmerzahl nachträglich unter die Zahl der bereits Angemeldeten, verliert niemand seine Zusage. Wer weichen soll, entfernt ihr selbst über die Teilnehmerliste.

Event bearbeiten oder löschen

Öffnet das Event und tippt auf das Stift-Symbol (bearbeiten) oder das Papierkorb-Symbol (löschen). Beim Löschen wird eine Bestätigung angezeigt.

Einlasskontrolle

Beim Anlegen oder Bearbeiten eines Events könnt ihr Einlasskontrolle aktivieren. Jeder, der zusagt, bekommt dann in der App ein QR-Ticket.

Scannen: Öffnet den Tab Events und tippt oben rechts auf das QR-Symbol. Die Kamera startet, darunter läuft ein Protokoll der letzten Scans mit.

Das Ergebnis erscheint direkt über der Kamera:

• Grün: Einlass gewährt. Der Teilnehmer ist angemeldet, das Ticket war noch nicht eingelöst.
• Orange: Das Ticket wurde bereits eingelöst. Ihr seht, wann das war und wie oft der Code schon vorgezeigt wurde. Ein Hinweis darauf, dass ein Handy weitergereicht wurde.
• Rot: Nicht angemeldet, falscher Zeitraum oder ein fremder QR-Code.

Gescannt werden kann von 6 Stunden vor Beginn bis 6 Stunden nach Ende des Events. Wer also um 16 Uhr zu einem Event um 17 Uhr kommt, wird problemlos eingelassen.

Zum Abgleich zeigt der Scanner das Profilfoto der Person an.

Berechtigung

Zum Scannen braucht es die Berechtigung Einlasskontrolle, und zwar ausschließlich diese. Events verwalten allein reicht nicht: Wer scannen soll, braucht den Haken „Einlasskontrolle“ in seiner Gruppe. So könnt ihr Helfern das Scannen erlauben, ohne ihnen Zugriff auf die Eventverwaltung zu geben, und seht umgekehrt jederzeit, wer am Eingang scannen darf.

Das gilt auch für Administratoren: Ohne diesen Haken erscheint das QR-Symbol nicht.

Teilnehmerliste

In der Detailansicht eines Events seht ihr alle Personen, die zugesagt haben. Ist eine maximale Teilnehmerzahl gesetzt, steht in der Überschrift zusätzlich, wie viele der Plätze belegt sind.

Bei aktiver Einlasskontrolle steht in der Überschrift zusätzlich, wie viele tatsächlich erschienen sind, und unter jedem Namen der Zeitpunkt des Check-ins. Dieselbe Auswertung findet ihr im Web-Panel unter Verwaltung → Events.

Teilnehmer entfernen: Tippt in der Teilnehmerliste rechts neben einem Namen auf das Papierkorb-Symbol (im Web-Panel: das Symbol in der Spalte „Aktion“) und bestätigt. Die Person verliert ihren Platz; steht jemand auf der Warteliste, rückt diese Person sofort nach.

Warteliste: Gibt es Wartende, erscheint unter der Teilnehmerliste ein eigener Abschnitt Warteliste, und zwar in genau der Reihenfolge, in der nachgerückt wird. Auch daraus könnt ihr Personen entfernen.

Wird ein Benutzer gelöscht, verschwindet er automatisch aus allen Teilnehmer- und Wartelisten; sein Platz geht an den Ersten der Warteliste.

Nachrichten erstellen

Ausführliche Informationen zum Erstellen von Nachrichten mit allen Optionen (Empfänger, Umfragen, Anonymität, Antwort-Sichtbarkeit) findet ihr unter Nachrichten → Neue Nachricht schreiben.

Downloads verwalten

Ordner

Unter Verwaltung → Downloads verwalten seht ihr alle Ordner. Ihr könnt:

• Neue Ordner und Unterordner erstellen
• Ordner umbenennen oder löschen
• Sichtbarkeit festlegen: Leer = für alle, oder bestimmte Gruppen auswählen

Dateien

Öffnet einen Ordner, um Dateien hochzuladen, umzubenennen oder zu löschen.

Markdown-Dateien erstellen

In jedem Ordner könnt ihr Markdown-Dateien direkt in der App erstellen:

1. Öffnet einen Ordner und tippt auf das +-Symbol.
2. Gebt einen Dateinamen ein. Die Endung .md wird automatisch ergänzt.
3. Der Markdown-Editor öffnet sich, in dem ihr den Inhalt verfassen könnt.

Warum Markdown?

Markdown-Dateien eignen sich hervorragend für Richtlinien, Anleitungen, Checklisten oder FAQs. Sie können direkt in der App bearbeitet werden, ohne dass eine Datei hochgeladen werden muss. Mehr dazu: Markdown-Leitfaden

Markdown-Dateien bearbeiten

Bestehende Markdown-Dateien könnt ihr jederzeit direkt in der App bearbeiten:

• Stift-Symbol: öffnet den Editor zum Bearbeiten des Inhalts
• Auge-Symbol: wechselt in die Vorschau, um die formatierte Darstellung zu prüfen
• Speichern-Symbol: speichert eure Änderungen

Verbindungen (WebDAV & Kalender)

Unter Verwaltung → Einstellungen → Verbindungen bindet ihr externe Quellen ein:

• WebDAV-Server (Berechtigung „Downloads verwalten“): spiegelt Ordner und Dateien eines WebDAV-Servers wie NextCloud in die Dokumente.
• Kalender (Berechtigung „Events verwalten“ oder „Mitarbeiter einladen“): importiert Termine eines CalDAV-Kalenders in den Kalender-Bereich im Tab „Events“.

Die vollständige Anleitung zur Einrichtung, Sichtbarkeit, den Sync-Intervallen und zur Fehlersuche findet ihr unter Verbindungen (WebDAV & Kalender).

Ping-Quellen verwalten

Im Tab Verwaltung im Abschnitt „Verbindungen“ → Ping-Quellen (Berechtigung „Pings verwalten“) registriert ihr externe Systeme wie Monitoring, Kassensystem oder Zeiterfassung, die automatisch Kurznachrichten in die App schicken dürfen.

Jede Quelle bekommt beim Anlegen einen eigenen API-Key, den ihr im sendenden System hinterlegt. Ihr legt pro Quelle fest, welche Gruppen und einzelnen Mitarbeiter die Pings bekommen, ob eine Push-Nachricht rausgeht und wie lange die Pings aufbewahrt werden.

Wichtig

Die Empfänger steuern beides: Push-Zustellung und Sichtbarkeit. Wer nicht eingetragen ist, sieht die Pings dieser Quelle nicht, auch nicht mit der Berechtigung „Pings verwalten“. Tragt euch selbst ein, wenn ihr mitlesen möchtet.

Die vollständige Anleitung samt Schnittstellen-Beschreibung und Code-Beispielen findet ihr unter Pings.

Meldungsvorlagen verwalten

Unter Verwaltung → Meldungen verwalten seht ihr alle Vorlagen.

Neue Vorlage

1. Tippt auf „Neue Meldung erstellen“.
2. Vergebt einen Titel und ein Icon.
3. Optional: Hinterlegt eine Beschreibung, die den Mitarbeitern in der Vorlagen-Auswahl angezeigt wird.
4. Legt fest, ob Bilder erlaubt sind.
5. Legt fest, ob anonyme Meldungen erlaubt sein sollen.
6. Legt fest, ob die Vorlage auf der Startseite als Schnellzugriff erscheinen soll.
7. Optional: Gebt E-Mail-Adressen ein, die bei neuen Meldungen benachrichtigt werden sollen.
8. Optional: Schränkt ein, welche Gruppen die Vorlage sehen und nutzen können (Ersteller und Empfänger).
9. Fügt Felder hinzu und tippt auf „Vorlage erstellen“.

Startseite entlasten

Bei vielen Vorlagen wird der Schnellzugriff auf der Startseite schnell unübersichtlich. Aktiviert „Auf der Startseite anzeigen“ deshalb nur für die wichtigsten Vorlagen. Alle übrigen bleiben für die Mitarbeiter über das + im Tab Nachrichten → Segment Meldungen erreichbar. Dort hilft die Beschreibung bei der Auswahl der richtigen Vorlage.

Verfügbare Feld-Typen

Feld-Typ	Beschreibung
Überschrift	Abschnitts-Überschrift zur Gliederung des Formulars
Info-Text	Erklärender Text, der nicht ausgefüllt wird
Textfeld	Einzeiliges Freitextfeld
Mehrzeiliger Text	Mehrzeiliges Freitextfeld für längere Eingaben
Datum	Datumsauswahl
Ja/Nein	Einfache Checkbox (Boolean)
Auswahl (Einzeln)	Dropdown mit einer Auswahloption
Radio-Auswahl	Radio-Buttons, nur eine Option wählbar
Mehrfach-Auswahl	Checkboxen, mehrere Optionen wählbar

Felder und Reihenfolge

Mit den Pfeil-Buttons ordnet ihr Felder und Vorlagen in der gewünschten Reihenfolge an. Felder können auch bearbeitet oder gelöscht werden.

Announcements

Unter Verwaltung → Announcements erstellt und verwaltet ihr Ankündigungen, die als Banner auf der Startseite aller Benutzer erscheinen.

Ankündigung erstellen

1. Tippt auf „Neue Ankündigung erstellen“.
2. Gebt einen Titel und eine Beschreibung ein.
3. Wählt ein Icon aus der Icon-Bibliothek.
4. Wählt eine Farbe für das Banner.
5. Optional: Fügt eine Link-URL hinzu. Interne Links (beginnen mit „/“) öffnen sich in der App, externe Links öffnen den Browser.
6. Legt den Zeitraum fest: Startdatum und Enddatum. Die Ankündigung wird nur in diesem Zeitraum angezeigt.
7. Tippt auf Speichern.

Ankündigungen bearbeiten und löschen

In der Übersicht seht ihr alle Ankündigungen. Tippt auf eine Ankündigung, um sie zu bearbeiten. Über das Papierkorb-Symbol könnt ihr sie löschen.

Aufgaben

Im Tab Wissen unter dem Segment Aufgaben könnt ihr Aufgaben erstellen und verwalten.

Aufgabe erstellen

1. Tippt auf das + oben rechts.
2. Gebt einen Titel ein (Pflichtfeld).
3. Optional: Fügt eine Beschreibung hinzu.
4. Wählt die Priorität: Niedrig, Normal (Standard) oder Hoch.
5. Optional: Setzt ein Fälligkeitsdatum.
6. Optional: Weist die Aufgabe Mitarbeitern zu. Tippt dazu auf „Mitarbeiter zuweisen“ und wählt eine oder mehrere Personen aus. Ohne Zuweisung wird die Aufgabe als eigene Aufgabe gespeichert.
7. Tippt auf Erstellen.

Aufgabe bearbeiten

Öffnet eine Aufgabe und tippt auf das Stift-Symbol oben rechts. Ihr könnt Titel, Beschreibung, Priorität, Fälligkeitsdatum und Zuweisungen ändern.

Hinweis

Bearbeiten und Löschen ist nur für den Ersteller der Aufgabe oder Benutzer mit der Berechtigung „Aufgaben zuweisen“ möglich.

Aufgabe löschen

Öffnet die Aufgabe und tippt auf das Papierkorb-Symbol oben rechts. Bestätigt das Löschen.

Einstellungen

Über das Zahnrad-Symbol oben rechts im Tab Verwaltung erreicht ihr die App-Einstellungen. Folgende Optionen sind nur für Administratoren mit der Berechtigung „Mitarbeiter einladen“ sichtbar:

Screenshot-Schutz

Aktiviert den Toggle „Screenshots verhindern“, um Screenshots und Bildschirmaufnahmen in der App zu unterbinden. Diese Einstellung gilt für alle Benutzer.

Feature-Toggles

Ihr könnt direkt in der App bestimmte Funktionen für alle Benutzer ein- oder ausschalten:

Toggle	Wirkung
Aufgaben anzeigen	Blendet den Aufgaben-Bereich im Tab „Wissen“ ein/aus
Events anzeigen	Blendet den Tab „Events“ ein/aus
Kalender anzeigen	Blendet den Kalender-Bereich im Tab „Events“ ein/aus (Termine aus verbundenen externen Kalendern)

Speicherplatz

Am unteren Rand der Einstellungen seht ihr den Speicherplatz-Verbrauch mit einer visuellen Anzeige. Die Aufteilung zeigt:

Kategorie	Was zählt dazu
Downloads	Alle hochgeladenen Dokumente und Dateien
Nachrichten	Anhänge in Nachrichten
News	Bilder und Anhänge in News-Beiträgen
Events	Bilder in Veranstaltungen
Profilbilder	Profilbilder aller Benutzer
Meldungen	Bilder in Meldungen

Speicherplatz freigeben

Wenn der Speicher voll ist, könnt ihr Platz schaffen, indem ihr nicht mehr benötigte Dateien löscht, z. B. alte Downloads unter Verwaltung → Downloads verwalten, Anhänge in nicht mehr relevanten News-Beiträgen oder veraltete Nachrichten.

Branding-Bild

Unter Verwaltung → Branding-Bild ladet ihr ein Bild hoch, das auf der Startseite aller Benutzer angezeigt wird (z. B. Firmenlogo).