Mitarbeiter & Zugänge

Zum Einladen braucht ihr die Berechtigung Mitarbeiter einladen, zum Zurücksetzen von Passwörtern Mitarbeiter verwalten.

Benutzer einladen

Öffnet Verwaltung → Benutzer einladen. Die Seite hat zwei Bereiche, ihr könnt beide in einem Durchgang füllen.

Mit E-Mail-Adresse

Gebt unter E-Mail-Adresse eine Adresse ein und tippt auf Hinzufügen. Wiederholt das für weitere Adressen, die Liste darunter zeigt alle vorgemerkten Einladungen.
Tippt auf Einladungen senden.

Die eingeladenen Personen erhalten eine E-Mail mit ihren Zugangsdaten und den Links zur App. Bereits registrierte Adressen werden automatisch erkannt.

Ohne E-Mail-Adresse

Für Mitarbeiter ohne E-Mail-Adresse legt ihr ein Konto mit Personalnummer an. Die Personalnummer ist dann ihr Anmeldename.

Gebt unter Ohne E-Mail-Adresse eine Personalnummer ein und tippt auf Hinzufügen.
Tippt auf Einladungen senden.

Danach erscheint der Abschnitt Zugangsdaten mit je einer Zeile pro Personalnummer, dahinter das erzeugte Passwort. Tippt eine Zeile an, um Personalnummer und Passwort in die Zwischenablage zu kopieren.

Es handelt sich um Einmal-Passwörter: Sie laufen nicht ab, damit zwischen Anlegen und Einladen ruhig Zeit vergehen darf, etwa um die App erst zu befüllen. Beim ersten Login wird die Person aufgefordert, ein eigenes Passwort zu vergeben.

Viele auf einmal: CSV-Import im Panel

Bei größeren Belegschaften ist das Anlegen von Hand mühsam. Im Web-Panel öffnet der Button CSV-Import unter Kontakte einen Dialog, der eine Mitarbeiterliste aus Excel, Numbers oder eurer Personalsoftware einliest. Er führt in vier Schritten durch den Import:

Datei: Speichert die Liste als CSV-Datei (Semikolon, Komma oder Tabulator als Trennzeichen, UTF-8 oder Windows-Kodierung) und zieht sie in den Dialog.
Zuordnung: Ordnet die Spalten zu: Vorname, Nachname, Personalnummer, E-Mail-Adresse und Gruppe. Enthält die erste Zeile Spaltennamen, schlägt das Panel die Zuordnung vor.
Vorschau: Sie zeigt je Zeile, ob eine Einladung verschickt oder ein Einmal-Passwort erzeugt wird, und welche Zeilen übersprungen werden.
Ergebnis: Nach einem Klick auf Importieren steht hier, was angelegt wurde.

Pflicht ist je Zeile die E-Mail-Adresse oder die Personalnummer, alles andere ist optional und lässt sich später im Profil ergänzen. Wer eine E-Mail-Adresse hat, bekommt sofort dieselbe Einladung wie beim Einladen von Hand. Für alle anderen erscheint am Ende die Liste der Zugangsdaten, die ihr gesammelt kopieren oder als CSV-Datei herunterladen könnt.

Die Gruppe wird über ihren Namen zugeordnet, Groß- und Kleinschreibung spielt keine Rolle. Gibt es eine Gruppe noch nicht, weist die Vorschau darauf hin; die betroffenen Personen werden ohne Gruppe angelegt. Legt die Gruppen also am besten vorher unter Gruppen an. Zeilen ohne E-Mail-Adresse und Personalnummer, mit ungültiger Adresse oder mit Doppelungen werden übersprungen; bereits vorhandene Adressen und Personalnummern meldet das Ergebnis als fehlgeschlagen.

Passwort zurücksetzen

Dafür braucht ihr die Berechtigung Mitarbeiter verwalten.

Wer eine E-Mail-Adresse hinterlegt hat, kommt über „Passwort vergessen?“ auf dem Login-Bildschirm selbst weiter. Ohne E-Mail-Adresse geht das nicht, dann habt ihr zwei Möglichkeiten:

Öffnet das Profil der Person, zum Beispiel über Verwaltung → Kontakte.
Tippt in der Navigationsleiste auf das Schild-Symbol.
Scrollt zum Abschnitt Passwort.

Option	Was passiert
Passwort festlegen	Ihr gebt selbst ein neues Passwort ein (mindestens 6 Zeichen) und teilt es der Person mit. Es läuft nicht ab, die App bittet aber um ein eigenes Passwort.
Einmal-Passwort erzeugen	Die App erzeugt ein zufälliges Passwort und zeigt es euch einmalig an, über Kopieren landet es in der Zwischenablage. Auch dieses läuft nicht ab.

In beiden Fällen wird das bisherige Passwort ungültig, die Person bleibt aber auf ihren Geräten angemeldet. Im Panel öffnet ihr unter Kontakte das Profil der Person und klickt oben auf Berechtigungen; dort findet ihr denselben Abschnitt Passwort.