Chat

Im Tab Chat schreibt ihr direkt mit Kolleginnen und Kollegen, zu zweit oder in Gruppen. Anders als bei Nachrichten braucht es dafür keine besondere Berechtigung: Jeder kann jeden anschreiben.

Die Übersicht

Oben wechselt ihr zwischen den Segmenten Chats (zu zweit) und Gruppen. Ein Punkt am Segment zeigt, dass dort ungelesene Nachrichten liegen. Das + oben rechts richtet sich nach dem Segment: bei den Chats öffnet es die Personenauswahl, bei den Gruppen das Formular für eine neue Gruppe.

Ende-zu-Ende-Verschlüsselung

Der Chat nutzt dieselbe Verschlüsselung wie der Vault. Habt ihr sie einmal eingerichtet, gilt sie für beides.

Nachrichten zwischen zwei Personen, die beide die Verschlüsselung eingerichtet haben, könnt nur ihr lesen. Nicht der Server, nicht die Administration.
Gruppenchats sind immer verschlüsselt. Deshalb kann nur mitmachen, wer die Verschlüsselung eingerichtet hat.
Was der Server sehen kann: wer mit wem chattet, wann und wie oft, sowie Gruppennamen und Gruppenbilder. Die Inhalte nicht.

Das Schloss oben links

In der Chat-Übersicht zeigt ein Schloss euren eigenen Stand. Tippt darauf, um eine Erklärung und den nächsten Schritt zu bekommen.

Symbol	Bedeutung
Offenes Schloss, orange	Ihr habt die Verschlüsselung noch nicht eingerichtet. Eure Chats sind nicht verschlüsselt.
Schloss mit Schlüsselloch, grau	Eingerichtet, aber auf diesem Gerät noch nicht freigeschaltet.
Geschlossenes Schloss, farbig	Alles bereit, verschlüsselte Chats funktionieren.

Einrichten

Die Einrichtung könnt ihr an drei Stellen starten: über das Schloss im Chat, im Vault oder unter Verwaltung → Verschlüsselung. Ihr legt ein Verschlüsselungs-Passwort fest und bekommt einmalig einen Wiederherstellungs-Code.

Alles Weitere dazu steht unter Vault → Einrichtung.

Chats zu zweit

Im Segment Chats tippt ihr auf das +, wählt eine Person aus und der Chat öffnet sich. Ob er verschlüsselt ist, hängt von euch beiden ab:

Haben beide die Verschlüsselung eingerichtet, ist der Chat von Anfang an Ende-zu-Ende verschlüsselt.
Fehlt sie bei einem von euch, zeigt eine Leiste oben im Chat, wer noch nicht so weit ist. Bis dahin laufen die Nachrichten unverschlüsselt über den Server. Ihr könnt trotzdem schreiben.
Sobald beide eingerichtet sind, erscheint die Zeile „Ab jetzt Ende-zu-Ende verschlüsselt“. Ab da sind neue Nachrichten geschützt. Ältere, unverschlüsselte Nachrichten erkennt ihr am kleinen offenen Schloss an der Nachricht.

Unter dem Namen oben im Chat steht immer, woran ihr seid: Ende-zu-Ende verschlüsselt oder Nicht verschlüsselt. Schon in der Chat-Übersicht seht ihr es rechts an jedem Chat: ein geschlossenes Schloss in eurer Firmenfarbe bedeutet verschlüsselt, ein offenes orangenes Schloss bedeutet unverschlüsselt.

Ist euer Gegenüber im Urlaubsmodus, steht unter dem Namen stattdessen „Im Urlaub bis …“, und über dem Eingabefeld erinnert ein Hinweis daran, dass die Antwort wahrscheinlich erst danach kommt. Schreiben könnt ihr trotzdem, eine Push-Benachrichtigung bekommt die Person bis dahin aber nicht. In der Chat-Übersicht erkennt ihr solche Chats an einer kleinen Palme. In Gruppen steht der Urlaub bei den Mitgliedern in den Details der Gruppe.

Gruppen

Im Segment Gruppen tippt ihr auf das + und legt eine Gruppe an: Name, optional ein Bild, dann die Mitglieder. Wer die Verschlüsselung noch nicht eingerichtet hat, wird ausgegraut angezeigt. Sagt der Person Bescheid, danach könnt ihr sie hinzufügen. Eine Gruppe kann bis zu 256 Mitglieder haben.

Weil Gruppen immer verschlüsselt sind, müsst ihr selbst die Verschlüsselung eingerichtet und auf diesem Gerät freigeschaltet haben, sonst lässt sich keine Gruppe anlegen. Die App weist euch darauf hin.

Wer die Gruppe anlegt, ist Admin. Über das i oben rechts im Chat erreicht ihr die Gruppendetails:

Wer	Kann
Admins	Mitglieder hinzufügen und entfernen, weitere Admins ernennen, Name und Bild ändern
Alle	Mitglieder und ihre Profile sehen, die Gruppe verlassen

Verlässt der letzte Admin die Gruppe, wird automatisch das dienstälteste Mitglied Admin.

Nachrichten

Antworten: Haltet eine Nachricht gedrückt und wählt Antworten. Die zitierte Nachricht erscheint über eurer Antwort.
Reagieren: Haltet eine Nachricht gedrückt und tippt auf ein Emoji. Ein zweiter Tipp auf dasselbe Emoji nimmt die Reaktion zurück, ein anderes Emoji ersetzt sie. Pro Person und Nachricht gibt es eine Reaktion. Sie erscheint als kleine Pille am unteren Rand der Nachricht.
Löschen: Eigene Nachrichten könnt ihr für alle löschen (gedrückt halten, Löschen). Übrig bleibt der Hinweis „Nachricht gelöscht“. Bei Fotos und Sprachnachrichten wird dabei auch die Datei vom Server entfernt.
Gelesen: Ein Haken bedeutet gesendet, zwei Haken, dass alle anderen die Nachricht gelesen haben. In Gruppen tippt ihr auf eine eigene Nachricht und seht, wer sie schon gelesen hat.
Schreibt gerade: Tippt euer Gegenüber, erscheint unten im Verlauf eine kleine Blase mit hüpfenden Punkten. In Gruppen steht zusätzlich in der Kopfzeile, wer gerade schreibt, auch wenn es mehrere sind („Anna und Bernd schreiben …“). Der Hinweis verschwindet, sobald die Nachricht ankommt oder ein paar Sekunden lang nichts mehr getippt wird.
Ältere Nachrichten ladet ihr oben in der Liste nach.
Links im Text bekommen eine Vorschaukarte mit Titel, Beschreibung und Bild. Die Vorschau erzeugt euer Handy beim Senden und schickt sie verschlüsselt mit. Die Empfänger rufen die Seite nicht auf, und der Server sieht weder den Link noch die Vorschau.

Neue Nachrichten holt die App alle paar Sekunden, solange der Chat geöffnet ist. Ist er es nicht, informiert euch eine Push-Benachrichtigung. Sie enthält bei verschlüsselten Chats nie den Inhalt, nur den Absender und die Art der Nachricht, etwa „📷 Foto“. Der Chat folgt dabei dem Schalter Nachrichten in euren Push-Einstellungen.

Fotos, Dateien, Sprachnachrichten und Standort

Über die Büroklammer links neben dem Eingabefeld öffnet ihr das Menü Teilen:

Option	Was passiert
Fotos aus der Mediathek	Ihr wählt bis zu 10 Fotos auf einmal. Sie erscheinen als Vorschau über dem Eingabefeld und gehen erst beim Senden raus
Foto aufnehmen	Öffnet die Kamera, das Foto landet ebenfalls in der Vorschauleiste
Dokument	Ihr wählt bis zu 10 Dateien aus, zum Beispiel PDFs oder Office-Dokumente (je höchstens 15 MB). Sie erscheinen als Chips über dem Eingabefeld und gehen erst beim Senden raus
Standort teilen	Öffnet eine Karte: Ihr nehmt euren aktuellen Standort, sucht eine Adresse oder schiebt die Karte unter die Markierung. Erst eure Auswahl wird gesendet

Was ihr beim Senden im Eingabefeld stehen habt, wird zur Bildunterschrift des letzten Fotos bzw. der letzten Datei. Jedes Foto und jede Datei ist eine eigene Nachricht. Die App verkleinert Fotos vor dem Senden, damit sie schnell ankommen und wenig Speicher belegen; Dateien gehen unverändert raus.

Ein Tipp auf ein Foto öffnet die Galerie mit allen Fotos der Unterhaltung. Über das Teilen-Symbol oben rechts speichert ihr ein Foto oder gebt es an andere Apps weiter.

Eine Datei erscheint als Karte mit Symbol, Namen und Größe. Ein Tipp öffnet sie: auf dem iPhone in der Vorschau (von dort aus könnt ihr sie weitergeben oder in Dateien sichern), auf Android in der passenden App.

Aus anderen Apps in einen Chat teilen

Ihr könnt Dateien und Fotos auch direkt aus anderen Apps in einen Chat schicken: Wählt im Teilen-Dialog des Systems eure Mitarbeiter-App, dann „In einem Chat senden“, und tippt die Unterhaltung an. Die Dateien liegen dann angehängt im Eingabefeld, ihr könnt noch einen Text dazuschreiben und schickt sie mit dem Senden-Button ab.

Sprachnachrichten nehmt ihr auf, indem ihr das Mikrofon neben dem Eingabefeld gedrückt haltet. Loslassen sendet die Aufnahme, nach links wischen bricht sie ab. Wischt ihr nach oben, wird die Aufnahme gesperrt und läuft freihändig weiter, bis ihr auf Senden tippt oder sie über den Papierkorb verwerft. Empfänger sehen eine Wellenform, können an jede Stelle springen und die Wiedergabe beschleunigen.

Ein Standort wird einmal auf eurem Handy in eine Adresse aufgelöst und dann verschickt. Empfänger und Server ermitteln nichts nach. Ein Tipp auf die Nachricht zeigt den Ort als große Karte, von dort öffnet ihr ihn auf Wunsch in der Karten-App.

Selbstlöschende Nachrichten

Für besonders vertrauliche Gespräche könnt ihr in den Details einer Unterhaltung (Info-Symbol oben rechts) unter „Selbstlöschende Nachrichten“ eine Frist wählen: 15 Minuten, 1 Stunde, 1 Tag oder 1 Woche. Standard ist Aus.

So funktioniert es:

Die Frist gilt für alle Nachrichten, die ab jetzt gesendet werden. Ältere Nachrichten bleiben, wie sie sind.
Die Uhr läuft erst, sobald die Nachricht zum ersten Mal gelesen wurde (in Gruppen also vom ersten Mitglied, das sie öffnet). Bis dahin passiert nichts, auch wenn Tage vergehen.
Ist die Frist abgelaufen, löscht der Server den Inhalt endgültig, samt Fotos, Dateien und Sprachnachrichten. Im Verlauf bleibt nur die Zeile „Nachricht automatisch gelöscht“ stehen, damit alle sehen, dass hier etwas war.
Nachrichten mit Frist erkennt ihr an der kleinen Uhr in der Nachricht. Eine Systemzeile im Verlauf zeigt, wer die Einstellung geändert hat.

In Chats zu zweit dürfen beide Seiten die Frist ändern, in Gruppen nur Admins. Wer die Unterhaltung gerade offen hat, sieht die Löschung sofort; ansonsten spätestens beim nächsten Öffnen.

Screenshots verhindern

Wer nicht möchte, dass seine Chats per Screenshot oder Bildschirmaufnahme festgehalten werden, schaltet unter Verwaltung → Chat den Schalter „Screenshots meiner Chats verhindern“ ein. Die Sperre gilt dann für alle eure Unterhaltungen, zu zweit und in Gruppen, und zwar auf allen Geräten: Auch die anderen Teilnehmer können den Chat mit euch nicht mehr aufnehmen. Der Bildschirm bleibt in der Aufnahme schwarz.

Hat euer Unternehmen Screenshots in der App generell abgeschaltet, ist der Schalter fest eingeschaltet und lässt sich nicht ändern, weil dann ohnehin nichts aufgenommen werden kann.

Blockieren und melden

Schreibt euch jemand etwas Unangemessenes oder belästigt euch, könnt ihr die Person blockieren und den Vorfall der Verwaltung melden. Beides geht in der App und im Panel.

Jemanden blockieren

Im Chat zu zweit: Öffnet die Details (Info-Symbol oben rechts) und tippt unter „Melden und Blockieren“ auf „… blockieren“.
In einer Gruppe: Öffnet die Gruppendetails, tippt auf das Mitglied und wählt Blockieren. Im Panel liegt der Eintrag im Menü ⋮ neben dem Mitglied.

Nach der Bestätigung gilt:

Ihr könnt euch gegenseitig keine Direktnachrichten mehr schreiben und keinen neuen Chat zu zweit beginnen.
Der bisherige Verlauf bleibt lesbar. Statt des Eingabefelds steht „Du hast … blockiert.“
Gemeinsame Gruppen sind nicht betroffen. Dort entscheiden die Admins der Gruppe, wer Mitglied bleibt.
Die blockierte Person bekommt keine Benachrichtigung. Erst wenn sie euch schreiben will, sieht sie „Diese Person nimmt keine Nachrichten von dir an.“
Beim Start eines neuen Chats erscheinen Personen, die ihr blockiert habt, ausgegraut mit dem Hinweis „Blockiert“.

Blockierung aufheben

In der Unterhaltung tippt ihr in der Leiste unten auf Aufheben oder in den Details auf „Blockierung aufheben“. Alle blockierten Personen auf einen Blick findet ihr in der App unter Verwaltung → Blockierte Personen (Abschnitt „Chat“), im Panel über das + über der Chat-Liste und dann „Blockierte Personen“.

Etwas melden

Was ihr meldet	So geht es
Eine Nachricht	In der App die Nachricht gedrückt halten und Melden wählen, im Panel mit der Maus darüberfahren und die Fahne anklicken
Eine Person	Im Chat zu zweit in den Details auf „… melden“ tippen
Ein Gruppenmitglied	In den Gruppendetails das Mitglied antippen und Melden wählen
Eine ganze Gruppe	In der App das Fahnen-Symbol oben in den Gruppendetails, im Panel „Gruppe melden“

Beschreibt im folgenden Dialog möglichst genau, was passiert ist. Ohne Begründung lässt sich die Meldung nicht absenden. Eigene Nachrichten könnt ihr nicht melden.

Die Meldung geht an alle, die in eurem Unternehmen die Berechtigung Mitarbeiter verwalten haben. Ihr findet sie danach als „Chat-Meldung“ unter Meldungen und bekommt eine Push-Benachrichtigung, sobald jemand antwortet oder den Status ändert. Die gemeldete Person erfährt von der Meldung nichts.

Verschlüsselung verwalten

Unter Verwaltung → Verschlüsselung findet ihr:

Funktion	Wirkung
Dein Fingerprint	Der Wert, den andere zur Prüfung eurer Identität abgleichen
Verschlüsselungs-Passwort ändern	Neues Passwort; Notizen und Chats sind nicht betroffen
Wiederherstellungs-Code erneuern	Erzeugt einen neuen Code, der alte wird ungültig
Auf diesem Gerät sperren	Entfernt den Schlüssel von diesem Gerät, Notizen und Chats bleiben erhalten
Verschlüsselung zurücksetzen	Löscht den Schlüssel endgültig: Vault-Notizen sind weg, ihr fliegt aus allen Gruppenchats, alte verschlüsselte Nachrichten bleiben unlesbar

Ob das Gerät vor dem Zugriff auf Chat und Vault Face ID verlangt, stellt ihr unter Verwaltung → Sicherheit ein (siehe Profil & Einstellungen).

In den Details eines Chats zu zweit seht ihr die Fingerprints von euch beiden. Vergleicht sie bei besonders sensiblen Themen persönlich oder am Telefon. Stimmen sie überein, verschlüsselt ihr garantiert füreinander.

Chat im Panel

Im Browser findet ihr den Chat im Panel in der Seitenleiste unter Chat. Es sind dieselben Unterhaltungen wie in der App, mit derselben Verschlüsselung. Links stehen eure Unterhaltungen, getrennt in Gruppen und Direktnachrichten, rechts die geöffnete Unterhaltung.

Freischalten: Beim ersten Öffnen im Browser schaltet ihr die Verschlüsselung einmal mit eurem Verschlüsselungs-Passwort frei, genau wie auf einem neuen Handy. Euren Stand seht ihr unten in der Liste. Beim Abmelden entfernt das Panel den Schlüssel wieder aus dem Browser, nach der nächsten Anmeldung schaltet ihr also erneut frei.
Schreiben: Enter sendet, Umschalt + Enter beginnt eine neue Zeile. Über Anhängen schickt ihr Fotos, Dateien und euren Standort, Fotos könnt ihr auch direkt aus der Zwischenablage einfügen. Sprachnachrichten nehmt ihr über das Mikrofon auf.
Nachrichten: Fahrt ihr mit der Maus über eine Nachricht, erscheint eine Leiste zum Reagieren, Antworten und Löschen. Bei eigenen Nachrichten in Gruppen seht ihr dort auch, wer sie gelesen hat.
Details wie Mitglieder, Fingerprints und selbstlöschende Nachrichten öffnet ihr oben rechts in der Unterhaltung.